பள்ளிக்கல்வி இயக்குநர் க.அறிவொளி, தொடக்கக்கல்வி இயக்குநர் ச.கண்ணப்பன் ஆகியோர் அனைத்து மாவட்ட முதன்மை கல்வி அலுவலர்களுக்கும் அனுப்பியுள்ள சுற்றறிக்கை விவரம்:
பள்ளிக்கல்வி துறையின் பல்வேறு அலுவலகங்களில் பதிவு அறைகள் முறையாக பராமரிக்கப்படுவது இல்லை. முடிவுற்ற கோப்புகளை காலக்கெடுவுக்கு பிறகும் அழிக்காததால், அவை அதிக அளவில் தேங்கியுள்ளன. இதை சரிசெய்ய, அலுவலர்களுக்கு வழிகாட்டுதல்கள் வழங்கப்படுகின்றன.
அதன்படி, பதிவு அறையில் உள்ள கோப்புகளின் காலக்கெடு முடிந்ததும் காலம் தாழ்த்தாமல், அலுவலக தலைவரின் அனுமதி பெற்று அவற்றை அழிக்க வேண்டும். குறிப்பிட்ட காலத்துக்கு நீட்டிக்கப்பட்ட கோப்புகள் தவிர்த்து மற்ற கோப்புகள் அழிக்கப்பட்டுவிட்டன என அலுவலக கண்காணிப்பாளர் சான்று தரவேண்டும். எமிஸ் தளத்தில் இதை பதிவேற்றம் செய்ய வேண்டும்.
அதேநேரம், நீதிமன்ற வழக்குகள், முக்கிய அரசாணைகள், நியமனங்கள் என தொடர் நடவடிக்கை தேவைப்படும் கோப்புகளை அழிக்காமல் முறையாக பாதுகாக்க வேண்டும். இவற்றை மின்னணு முறையில் நிரந்தர ஆவணமாக பராமரிப்பது அவசியம்.
கழிவுத் தாள்களை அகற்ற, தமிழ்நாடு எழுதுபொருள், அச்சகத்தின் வலைதளத்தில் வெளியிடப்பட்டுள்ள அங்கீகரிக்கப்பட்ட முகவர்களிடம் இருந்து மட்டுமே ஒப்பந்த புள்ளி கோரப்பட வேண்டும். அனைத்து மாவட்ட முதன்மை கல்வி அலுலர்களும் இந்த வழிமுறைகளை பின்பற்றி செயல்பட வேண்டும். இவ்வாறு அதில் கூறப்பட்டுள்ளது.